Připravil:

Příručka pro podnikatele

Zpět na výběr

Založení společnosti

Povinnosti spojené se založením firmy

od roku 2014 jsou podnikatelé posuzováni z pohledu jejich správného hospodaření a proto si každý musí zvážit, zda je schopen sehrát roli statutárního zástupce a upřednostnit zájem firmy nad svým osobním zájmem. Pochybení ve významné hospodářské funkci se nevyplatí. Pro toho, kdo se domnívá, že výhoda statutární pozice je v nekontrolovatelném rozhodování ve svůj prospěch - jde o fatální omyl. Firma po celou dobu své existence vytváří prostřednictvím účetnictví pravdivý a poctivý obraz svého hospodaření a proto by mělo být účetnictví firmy vloženo od odpovědných a hlavně odborných rukou. Je k tomu nezbytné uzavřít smlouvu s někým, kdo je schopen ustát i případné chyby a vzít za to odpovědnost.

* přihlásit se na institucích FU, SSZ a zdr.poj.

Jeden z prvních kroků jednatele nové firmy založené notářským zápisem vede na finanční úřad, kde vyplňuje přihlášku, v níž uvádí i číslo, nebo čísla účtu jejichž prostřednictvím bude probíhat ekonomická činnost. Současně se hlásí ke všem daním, které následně bude platit. Přihlášku lze učinit  elektronicky prostřednictvím portálu daňové správy. Firma, která bude mít zaměstnance musí být přihlášena i na místně příslušné Správě sociálního pojištění a na zdravotních pojišťovnách, ke kterým jsou zaměstnanci příslušní. Tam se také budou následně zasílat pravidelně měsíčně vždy k 20 dni následujícího měsíce přehledy o pojistném.

* přihlásit se k daním vztahujícím se k činnosti

Určitě to bude daň z příjmů právnických osob a pokud budete chtít zaměstnávat lidi třeba jen na Dohodu o provedení práce, tak je třeba hlásit se i ke srážkové dani. Používáte-li vozidlo pro svou podnikatelskou činnost tak zaškrtněte i políčko k silniční dani a můžete rovněž požádat o plátcovství daně z přidané hodnoty. Správce daně Vám plátcovství DPH jen tak snadno neudělí. S největší pravděpodobností bude chtít doložit, že máte svůj podnikatelský záměr, své už předem sjednané partnery i předpokládané objemy obratu. V takovém případě se stanete měsíčním plátcem daně z přidané hodnoty. Přihlášky je možno podávat prostřednictvím EPO na stránkách daňové správy, pokud máte podpisový klíč, který Vám může vydat třeba pošta.

* zapsat případné provozovny na ŽU

Pokud máte provozovnu, je třeba jí především nahlásit, ale i řádně označit, nejen názvem firmy, ale i telefonním číslem a případně i nápisem nepravidelný provoz, pokud tam po většinu času nikdo není. Případné kontrolní orgány Vám jistě zavolají a případnou kontrolu provedou po telefonické domluvě s Vámi. Pro provozovnu platí podobná pravidla, jako pro běžné pracoviště a to především v bezpečnosti, řádném označení a správných evidencí.

* aktivovat datovou schránku

Nepodceňujte datovou schránku. Úřady si jejím prostřednictvím zajistily, že jejich pošta je vždy doručena. Nepřebírat poštu z datové schránky problém neřeší. Nastavte si oznamování příchozí pošty e-mailem a dobře pečujte o heslo k přístupu. Nedávejte nikomu svůj originální přístup! Poštu přebírejte a s úřady komunikujte.

* zahájit vedení účetnictví a vést evidence

Nešetřete peníze na nepravém místě. Tato oblast je z hlediska Vaší bezpečnosti nejdůležitější a zde Vám hrozí také největší škody. Najděte si proto firmu, která Vám poskytne záruku a sama plní své podnikatelské povinnosti příkladně. Za vzor si můžete vzít i naší obchodní společnost ACCONTES s.r.o.

Povinnosti zaměstnavatele

Postavení zaměstnavatele je stejně odpovědné, jako postavení rodiče a někdy možná i odpovědnější, protože namísto nezkušených dětí zaměstnavatel zodpovídá za často zkušené a kreativní zaměstnance. Nesplnění povinností, které má za důsledek poškození zdraví, nebo dokonce smrt zaměstnance, obvykle končí odsouzením zaměstnavatele k nepodmíněnému trestu, kde pak může celé roky přemítat nad tím, kde a jakou chybu udělal.

* nedopustit se diskriminace při výběru lidí

Vybíráte si zaměstnance a už máte předem jasnou představu o tom, jak by měl vypadat a co by měl umět. Na Váš inzerát však často reagují lidé, kteří Vašim představám neodpovídají. Malí, tlustí, plešatí, někteří velmi stojí o jakékoliv místo a jakoukoliv práci a neptají se na ní, hlavně, když dostanou mzdu. Nesmíte se při vstupním pohovoru ptát na citlivé otázky těhotenství, zdraví, náboženství, politické, či rasové příslušnosti. Zaměstnance byste tím diskriminovali a v případě stížností by Vás to stálo pokutu.

* písemná pracovní smlouva nebo dohoda

Pracovní smlouva je významným dokumentem především pro zaměstnance. Proto nepoužívejte naslepo vzory. Měli byste si do pracovní smlouvy zakomponovat své podmínky, které nebudou odporovat vyšším právním normám, především zákoníku práce. Doporučujeme, abyste si svou pracovní smlouvu nechali posoudit právníkem. V případě pracovně-právního sporu je právě smlouva předmětem zkoumání. Dohoda o provedení práce nese s sebou jisté výhody v někdy nižších nákladech na odvody, ale má rovněž svá pravidla. Pozor na „práci na živnostenský list“. Snadno se dostanete do nařčení ze skrytého pracovního poměru. Než se do takového dobrodružství pustíte, nechte si nejprve vysvětlit, jak s tím správně zacházet. Můžete využít i naše konzultační hodiny.

* zdravotní prohlídka

Zdravotní prohlídka před nástupem do zaměstnání je nejen povinná, ale i potřebná. Mohlo by se Vám stát, že zaměstnanec po nějaké době bude své zdravotní potíže svádět na výkon práce u Vás. Nepodceňujte to a zaměstnance před uzavřením pracovního poměru na zdravotní prohlídku vyšlete. Periodická zdravotní prohlídky se týká i zaměstnanců, kteří už u Vás delší dobu pracují. Na výstupní prohlídku byste měli zaměstnance prokazatelně vyslat i po skončení pracovního poměru. Pokud na ní nepůjde a nedodá Vám výsledky, jste v takovém případě ve většině případů z obliga.

* poučení o bezpečnosti

Nejen při nástupu do práce ale i v průběhu práce je třeba velmi pozorně dbát na bezpečnost a to prokázat nezvratitelnými materiály. Nestačí jen zmínka o tom, že pracovník byl poučen o BOZP. Lépe je poučení skutečně provést a nechat ho to podepsat. Jinak by mohl tvrdit, že byl rád za podpis pracovní smlouvy, že jí nečetl a poučen nebyl. Důkazní břemeno v takovém případě leží na zaměstnavateli. Především v případě zjištění porušení pravidel bezpečné práce se zodpovídá zaměstnavatel a musí prokazovat, co pro to udělal. Mezi jeho povinnosti patří předem odhadnout rizika, minimalizovat je, upozornit na ně a učinit všechna možná opatření k tomu, aby k úrazu nedošlo. Více v části BOZP.

* ochrana osobních údajů

Ochrana osobních údajů vstupuje do popředí důležitých povinností držitele takových údajů. Nařízení označované jako GDPR vstupuje do platnosti v květnu 2018 a přináší vysoké sankce tomu, kdo zaviní únik osobních dat. Je třeba se na tuto oblast důkladně připravit. Školení zaměřené na zvládnutí tohoto úkolu nabízí například EKOTERN servis s.r.o.

* další písemná smluvní ujednání

sem mohou patřit například dohody o hmotné odpovědnosti, ujednání o srážkách ze mzdy, či jakákoliv ujednání, které mohou být předmětem dokazování, že k nim došlo.

* prohlášení poplatníka

Nepříjemný růžový formulář, který účetní cpe do rukou nastupujícím zaměstnancům a následně pak každý rok. Zaměstnanec nemá čas ani prostor k tomu, aby zvážil, zda zaškrtnout „uplatňuji“, či „neuplatňuji“, neví co znamenají jednotlivé kolonky a po delším váhání přijímá potupu v tom, že mu účetní tužkou zaškrtává, kde má napsat datum, kde se podepsat a pak si vítězoslavně přebírá formulář s pohledem, který nelze ani komentovat. Tento formulář slouží k tomu, aby bylo možno uplatnit všechny možné slevy a výhody, které uplatnit lze. Pokud není formulář řádně, správně a včas vyplněn, slevy uplatnit nelze. Seznámení s ním by měla provést účetní a vysvětlit, k čemu to slouží. Dopřejme jí ale toto vítězství a buďme rádi, že nám pomohla. Přinejmenším nám ušetřila čas a zbytečné chyby.

* přihlášky na instituce do osmi dnů

Nový zaměstnanec musí být do osmi dnů po nástupu přihlášen na místně příslušnou správu sociálního zabezpečení a na svou zdravotní pojišťovnu. Přihlášky lze zpracovat ručně do formuláře, nebo elektronicky. To se samozřejmě týká i odhlášek, pokud pracovní poměr končí

* Ukončení pracovního poměru

S ukončením pracovního poměru jsou často spojeny spory a škody na obou stranách. V případě sporu Vás soud důkladně proklepe otázkami, zda jste splnil své zaměstnavatelské povinnosti, vše řádně vedl a dokladoval. Proti tvrzení zaměstnance předkládá zaměstnavatel důkazy v písemné podobě a hlavně věrohodné. Protože povinností má zaměstnavatel velmi mnoho a snadno lze prokázat na některá pochybení, je lépe končit pracovní vztah smírem i když to přinese nechtěné náklady, například v odstupném. Soudní náklady a dlouho trvající spory jsou pro některé firmy likvidační. Nejpozději na počátku úvah o ukončení pracovního vztahu je třeba vzít do ruky zákoník práce a nastudovat možnosti.

JEDNATELEM BEZ RIZIKA

Řídit firmu je jednou z nejvyšších odpovědností, s níž se vyrovnají jen ti nejschopnější. Pro nepřipravené by to mohla být jen trnitá cesta k neúspěchu.

To, co se žádá od výkonu funkce jednatele, není jen seznam jím splněných povinností. Od jednatele se očekává, že bude mít schopnost dosáhnout jakýmikoliv legálními nástroji pozitivní výsledek v hospodaření a současně dosahovat kvality produktu projevující se spokojeností zákazníka. Jednatel svou činností ovlivňuje i míru loajality zaměstnanců a zaručuje nenapadnutelnost firmy při prováděných kontrolách. Úspěšná firma je taková, která umí své pozitivní výsledky převést do dalších investic. Investuje se nejen do majetku, ale i do lidí, které tím podporuje v jejich snaze o dosahování dalších úspěchů firmy. Zaměstnanci pak mohou být na svou firmu právem hrdí. Ty nejúspěšnější firmy myslí i na charitu, pokud jim to situace dovolí.

Jednatel musí velmi často improvizovat a hledat nejschůdnější cesty k překonávání překážek, které mu jsou kladeny ze všech stran. Jednatel nemůže upřednostňovat své zájmy nad zájmy firmy a po celou dobu výkonu funkce své firmě slouží. Není omezován pracovní dobou ani přestávkami, či povinnou dovolenou. Má v tomto ohledu volné ruce a je jen na něm, jak s tím naloží. Pokud lze něco jednateli vřele doporučit, tak pak doporučujeme obklopit se schopnými lidmi, kteří jej nevysávají svým pochlebováním, ale kteří ho táhnou nahoru, třeba i nepříjemnými ale upřímně míněnými slovy.

Protože jednatel není omezován pracovní dobou, může se lehce stát workoholikem, pokud se mu nepodaří najít správný rytmus práce a odpočinku. Tím pak poškodí sebe a lidi ve svém okolí. V určitém okamžiku je třeba začít budovat tým lidí, kterým lze svěřit některé oblasti. Je třeba vybrat lidi kteří budou tyto oblasti naplňovat a práce jednatele se tím rozšíří ještě i na řízení manažerského týmu. Tím se jednateli opět zvýší odpovědnost za výběr vhodných lidí a provádění kontroly toho, zda naplňují požadavky a představy, které si na počátku důsledně vyjasnili. Jednatel se ale nemůže odvolávat na neschopnost podřízeného. Jeho případnou neschopnost musí umět včas odhalit a řešit.

Vlastnosti a schopnosti jednatele spočívají v přiměřené dávce sociálního cítění ve vazbě na dopady do firmy. Musí disponovat schopností rozhodovat s chladnou hlavou a po důsledném zvážení. Je nezbytné neustále se vzdělávat a neztrácet čas zbytečnostmi. Musí umět přerozdělovat úkoly a vyhodnocovat je. Jednatel je rovněž hodnoceným subjektem a proto musí jít příkladem v tom, jak komunikuje, jak se obléká a chová, jak vystupuje vůči svému okolí a jak dokáže čelit problémům. Je kapitánem a lodivodem a pokud má důvěru svého týmu, může s tím počítat, ale nesmí zapomínat na kontrolu. Budování důvěry je ale i v tomto případě dlouhodobou záležitostí a nelze jí dosáhnout předstíráním.

Nezbytným nástrojem úspěšného jednatele je plán a jeho hodnocení. Plán je třeba hodnotit ve všech jeho fázích. Týká se to všech plánů, od těch krátkodobých plánů, po strategický plán. Přehled nad tím, zda se plán naplňuje či nikoliv, je pro podnikatele důležitý v tom, že mu umožňuje přijímat dílčí rozhodnutí.

Přehled o činnosti firmy a nad tím, jaké výsledky dosahuje i jaké výsledky může dosahovat, je podstatný pro rozhodování. Neuvážená opatření ženou firmu do problémů, za které jednatel v případě krachu ponese osobní odpovědnost.

Dobrý jednatel si je vědom míry své odpovědnosti a postupuje obezřetně s rozvahou a potřebnou mírou opatrnosti jak při rozhodování o výdajích tak i při zajišťování důkazních prostředků proti případnému ataku ze strany konkurence, obchodních parterů, zákazníků, vlastních zaměstnanců nebo úřadů. Dobře si zvažuje a ověřuje, zda nový obchodní partner může sehrát roli obchodního partnera. Důsledně si vybírá pracovníky do svého týmu a stejně důsledně využívá všech možností, které jsou mu nabízeny (například dotace, slevy a různá zvýhodnění).

Checklist

Nejběžnější úkoly a povinnosti plynoucí z funkce jednatele

Oblast ekonomická

1. Sledovat a vyhodnocovat hospodářské výsledky a přijímat vhodná opatření

2. Vydávat vnitřní směrnice a nařízení související s řízením procesů ve firmě

- pracovní řád

- organizační řád

- vnitřní mzdový předpis

- směrnice o inventarizaci

- reklamační řád

- předpisy k BOZP (Analýza rizik, požární řád, revize)

- stravenky

- používání aut (předávací protokoly), kontroly

3. Zajišťovat vedení povinných evidencí

- docházka

- evidence cenin, stavu pokladny, stavu majetku, stavu pohledávek a dluhů

- inventární soupisy

4. Chránit osobní data v souladu s platnými předpisy

5. Sledovat aktuální vývoj předpisů vztahujících se k podnikání.

6. Vyhledávat možnosti k používání ekonomicky výhodných bonusů pro zaměstnance

7. Smluvně zajistit řádné vedení účetnictví i s garancí zabezpečení proti úniku dat

8. Nastavit mzdovou politiku a vyvíjet jí. Zpracovat plán controllingu a dodržovat jej. Seznamovat s výsledky provedených kontrol.

Oblast personální

1. Řídit, vyhodnocovat a usměrňovat vhodnými nástroji pracovní výkon zaměstnanců

- pracovní porady a firemní akce

- popřát k osobním jubileím zaměstnanců

2. Vést personální složky zaměstnanců

- dbát na frekvenci zdravotních prohlídek

- zajišťovat a rozdělovat čistící a ochranné prostředky

3. Pravidelně školit v oblasti bozp a v používání strojů (vč. školení řidičů)

4. Organizovat pro zaměstnance vhodné aktivity na podporu loajality

Oblast obchodní

1. Evidovat platné smlouvy a vyhledávat nejvhodnější dodavatele

2. Dbát na řešení pohledávek

3. Vyhledávat nové obchodní příležitosti

4. Řešit aktuálnost a výhodnost pojistek

5. Právně ošetřit všechny své smluvní a obchodní vztahy

Oblast technická

1. Dbát na čistotu a bezpečnost používaných sw programů

2. Udržovat a kontrolovat stav techniky (aut, počítačů, telefonů a dalších zařízení)

Oblast produktu

1. Pečovat o rozvoj produktu a jeho prosazení na trhu

Oblast prezentace

1. Zajišťovat pořádek a přehlednost všech dokumentů v souladu s vnitřním předpisem

2. Vychovávat zaměstnance k podílu na vytváření dobrého jména (Firemní standardy)

3. Dodržovat zásady etiky ve vztahu ke svému okolí

řada dalších činností platí a není v tomto seznamu uváděna pro svou specifičnost a rozsah

Nejčastější příčiny krachů:

1/ Druhotná platební neschopnost

Firma neuřídila své finanční toky, nevymáhala splatné dluhy a nedbala na to, zda jsou všechny platby oprávněné. Současně spotřebovávala peníze, aniž by se přesvědčila, zda bude schopna pokrýt své důležité závazky.

2/ Ztráta trhu

Pokud firma neustále nevyhledává nové příležitosti v důvěryhodném prostředí a spoléhá se na stávající produkt a stávající zákazníky, bude dříve, či později dostižena konkurencí a ztrátou zájmu o produkt. Proto je péče o zákazníky a současně i péče o produkt tak významná, proto je významný správně prováděný marketing.

3/ Rozpad firmy

Pokud se zaměstnanci rozutečou a navíc ještě s know-how svého zaměstnavatele, je to důsledek špatné personální práce a špatného výkonu funkce jednatele.

4/ Důsledky kontroly

Někdy na udání, jindy neplánovaně, nebo i podle plánu může přijít kontrola na jakoukoliv oblast od plnění povinnosti v zaměstnávání lidí, přes plnění povinností v oblasti bezpečnosti práce až po kontrolu stavu požární ochrany, nebo přijde softwarová policie, či pracovníci úřadu na kontrolu stavu ochrany osobních údajů. S prstem zabodnutým v paragrafu se dožadují prokázání toho, že příslušný zákon je naplněn a pokud naplněn není, udělují sankci. Výše sankce může být likvidační.

5/ Chyby v daních a účetnictví

To je asi nejčastější důvod vzniku problémů u těch firem, které vyhledávali účetní služby podle ceny. Doměrky a sankce obvykle přicházejí v nečekané chvíli a jsou startem pro další kontroly, pokud první kontrola zjistí závažné nedostatky. Porušování pravidel v oblasti účetnictví a daní může být zdánlivě malicherné. Nebyla provedena inventura, nebyl odúčtován vyřazený majetek, není přehled ve stavu závazků a pohledávek apod.

6/ Vnitřní pochybení

Jsou to obvykle krádeže, či defraudace plynoucí s nezájmu jednatele o stav a výsledky hospodaření. Pokud jednatel ví, že mu na pokladně narůstají prostředky, které tam ve skutečnosti chybějí, dostává se za hranu trestní odpovědnosti. Totéž vzniká v případě, kdy dojde k vážné škodě, či úrazu, v horším případě smrtelnému. Trestní odpovědnost jednatele, který neprokáže, že učinil maximum k tomu, aby takové situaci předešel je jednoznačná.

7/ Zdravotní či jiné osobní překážky

Je-li firma plně závislá na osobní přítomnosti jednatele a není schopna bez jeho účasti plynule pokračovat, pak je problémem dlouhodobá nepřítomnost jednatele a nebo omezení jeho činností například po úrazu, či vlivem nemoci. Takový stav působí a negativně na míru loajality zaměstnanců, kteří si uvědomují, že firma je v trvalém nebezpečí své existence a to i za zcela běžných problémů, které mohou vzniknout.

8/ Neprokázání tvrzení

Firma se může snadno dostat do konfliktu se zákazníkem, obchodním partnerem, zaměstnancem, či kontrolním úřadem. V každém případě tak vzniká problém, který může končit u soudu. Úspěch nestojí na přesvědčení o pravdivosti svého tvrzení, ale na schopnosti prokázat, že tvrzení má svou dostatečnou věrohodnost. Pro prokázání nestačí jen daňové doklady, smlouvy, nebo svědci. Obvykle až teprve soud rozhodne, které tvrzení má vyšší sílu věrohodnosti. Velkou roli v tom hraje úroveň vedeného účetnictví.

Příčin krachu může být mnohem více a předcházet mu lze jen důsledným naplňováním odpovědné funkce jednatele.

Jak úspěšně potopit vlastní podnikání

1. Uskutečněte celou řadu schůzek v kavárnách a restauracích, kde si vzájemně naslibujete skvělou budoucnost

2. Nechte si vytisknout navštívenky s označením ředitel, aby i méně informovaní pochopili, že jste šéfem

3. Nečtěte dlouhé e-maily svých obchodních partnerů, kterým stejně nerozumíte a jen vás stresují

4. Snažte se vše vyřizovat telefonem. Alespoň tak můžete tvrdit, že jste si dohodli něco jiného

5. Kromě sbírání tržeb se snažte vše ostatní hodit na účetní a najděte si nějakou levnou.

6. Nepřebírejte poštu a ignorujte datovou schránku. Stejně přicházejí jen nepříjemné informace

7. Plaťte jen to, co by nezaplacením omezilo vaše zájmy (telefony a pohonné hmoty).

8. Dejte všem na vědomí, že nemáte čas. Zvýší to vaše krédo.

9. Dejte světu na odiv své působení na sociálních sítích. Nejlépe se vyjímají žranice, opilecké výlevy a většinové názory na sex a politiku.

10. Vyrovnejte se s myšlenkou, že kdo vás neuhání, peníze vlastně nechce. Týká se to především odvodů a daní.

Další zdroje

Pokud Vás téma zaujalo tak zde nabízíme další možnosti jak se o tématu dozvědět více:

 

Pořád nestačilo :-) ? Tak nás kontaktujte!

Zpět na výběr