Připravil:

Příručka pro podnikatele

Zpět na výběr

Personalistika

Personalistika

Účast zaměstnance v pracovním poměru je velmi vážná věc. Ve firmách často pracují i příbuzní a rodinní příslušníci a zaměstnavatelé se domnívají, že se na ně zákoník práce nevztahuje tak, jako na cizí. Opak je ale pravdou. Práce provází člověka po celý život a odrazem jeho celoživotního snažení by měla být penze, pokud stát zvládne uřídit penzijní systém. Zaměstnavatelé v tom hrají vážnou roli jako nositelé informací o průběhu zaměstnání. Personalistika je ale i nositelem průběhu a kvality pracovního výkonu a nese v tomto ohledu nezastupitelnou odpovědnost.

* založit a vést personální složku zaměstnance

Odborná literatura uvádí dost přesně co musí i co nesmí obsahovat personální složka. Pohybuje se v oblasti ochrany osobních údajů, ale i dostatečných podkladů pro faktický výkon personální práce spočívající především v navedení pořádku do dokumentů, ale i v podpoře růstu pracovního výkonu a péče o zaměstnance. Personální složka tedy v průběhu zaměstnání narůstá o nové dokumenty mapující vývoj.

* vést prokazatelnou docházku

Zákoník práce uvádí, co musí zaměstnavatel prokazatelně zajistit. Musí například umožnit přestávku a prokázat to může jedině záznamem v docházce. Průkazný je takový materiál, který je potvrzen i zaměstnancem samotným. Nestačí tedy vytvoření tabulky, o níž zaměstnanec ani neví.

* založit knihu úrazů

Můžete si myslet, že se Vás úrazy netýkají. Pokud ale nějaký vznikne, máte málo času a mnoho povinností. V takové chvíli už nebude čas na zjišťování, co musíte udělat. O své povinnosti, které se vztahují k úrazům se musíte postarat včas, protože jinak Vás čekají velké trable.

* dbát na povinná školení BOZP + profesní

Nelze pracovat s nebezpečným strojem nebo nástrojem bez platného oprávnění. Platnost oprávnění je omezená a v tomto případě nejde jen o úrazy, ale i o kontroly příslušných orgánů, které udělují značné pokuty. Dbejte proto na to, aby všechna potřebná oprávnění byla platná a školení se prokazatelně prováděla.

* vést záznamy o mzdách a čerpání dovolené

Mezi důležité povinnosti zaměstnavatele je dbát naplnění práv zaměstnanců. Zatímco zaměstnanec má povinnost pracovat a někdy si vystačí i předstíráním práce, zaměstnavatel má povinností mnohem více. Nestačí ale tyto povinnosti jen splnit, musí také jejich splnění prokázat. Přinutit zaměstnance k tomu, aby si vyčerpal dovolenou je jen jednou z takových povinností.

* dbát na lékařské prohlídky

Vstupní, průběžná a výstupní lékařská prohlídka. Podle stupně zařazení je četnost prohlídek rozdílná. Tam kde není prevence, hrozí škody ze zanedbání. Nemocný pracovník je pro firmu zátěží a proto je třeba o jeho zdraví dbát, když sám tak nečiní. Tady se funkce jednatele poněkud blíží k funkci rodiče v rodině.

* poskytnout možnost stravování a ukládání osobních věcí

Zaměstnanci obvykle znají svá práva lépe než zaměstnavatel. Těch práv mají celou řadu a někdy je poněkud neomaleně, ale oprávněně vyžadují. Kromě jiného mají právo, aby jim bylo umožněno stravování, aby měli místo, kam si mohou ukládat osobní věci, místo, kde se mohou bez dohledu kamer převlékat, mají právo i na informace o ekonomickém stavu a výhledu firmy v níž jsou zaměstnání a právo se sdružovat v odborových organizacích. Je na zaměstnavateli, jak dokáže s jejich právy nakládat. Může se o tom poradit i s námi, pokud si není jist.

* Zajistit ochranu osobních údajů a informací

v souvislosti s tím, jak jsou osobní údaje obchodovány a znaužívány, přistoupila EU k Nařízení, které začne i u nás platit od května 2018. Půjde o komplex opatření směřujících k ochraně osobních údajů, za které nese podnikatel odpovědnost. Únik osobních údajů znamená velmi vysoké pokuty a proto je této problematice třeba věnovat značnou pozornost.Podívejte se na naši pomůcku pro podnikatele.

Pomůcka pro firmy a podnikatele – ochrana osobních údajů

Každý podnikatelský subjekt bez ohledu na velikost a druh podnikání musí mít zpracovány dokumenty, kterými prokazuje, že chrání osobní údaje, které má v držení. Absence dokumentů hrozí vysokou sankcí. Mezi Správcem a Zpracovatelem musí být uzavřen písemný smluvní vztah a poskytnuty garance pro řádné zpracování. Pro lepší orientaci a spolupráci vydává ACCONTES s.r.o. tuto pomůcku.

Názvosloví:

Správce: podnikatel nebo firma

Zpracovatel: poskytovatel účetních služeb

Osobní údaje: údaje, které společně a jednoznačně identifikují osobu

Subjekt údajů: osoba, jejíž údaje se zpracovávají

 

Účetní doklady:

  • Faktury, pokladní doklady, výpisy z účtu, zápočty, obch. smlouvy atd.

+     zpracovávají se v originálech bez jakýchkoliv úprav – předávání probíhá protokolárně

 

Mzdové podklady:

  • Prac. smlouva, dohoda, mzd. výměr, prohlášení, exekuce, ev. docházky, mzd. podklad

+     zpracovávají se v originálech bez jakýchkoliv úprav nebo v kopii s orig. podpisem Správce

 

  • Upravené kopie OP, zdr. kartičky, průkazu ZTP, osvědčení , potvrzení atd.

+     upravené kopie mají zneviditelné údaje, které nejsou potřebné pro zpracování a současně       

       jsou opatřeny datumem a podpisem Subjektu údajů a Správce

Správce může požádat zpracovatele o provedení úpravy dokladu dle podmínek GDPR. Jedná se o placený úkon.

 

Personální složky zaměstnanců

Personální složku zaměstnance vede obvykle Správce. Může tímto úkonem pověřit Zpracovatele. Nejde ale o součást vedení účetnictví.

Personální složka obvykle obsahuje:

  • Dotazník zaměstnavatele s detaily potřebnými pro výkon práce
  • Životopis
  • Smlouvy, mzdové výměry, ELDP, Mzdové listy
  • Doklad o vstupní, periodické a výstupní zdravotní prohlídce
  • Doklad o účasti na školení a kurzech
  • Informace týkající se výkonu práce
  • Další důležité dokumenty související s pracovním poměrem

+     Do personálních složek se po ověření ukládají originály vydaných dokladů a kopie

       převzatých dokladů originálně podepsaných Správcem i Subjektem údajů

 

LHŮTY pro držení osobních údajů

Správce postupuje při ochraně osobních údajů v souladu s dikcí platných předpisů.

Zpracovatel drží osobní údaje po dobu zpracování a po skončení zpracování je protokolárně vrací. Pořízené kopie si ponechává po dobu 4 let pro prokázání správného postupu zpracování. Elektronické informace, chráněné v souladu s Nařízením, uchovává po dobu nejdelší lhůty pro archivaci  a dále pak v omezeném rozsahu pro interní potřebu. Takto uchovávané informace jsou bezpečně uloženy a chráněny moderními systémy ochrany. Takové údaje nejsou po skončení lhůty poskytovány ani správci, ani třetím stranám.

Další zdroje

článek

Pořád nestačilo :-) ? Tak nás kontaktujte!

Zpět na výběr