Připravil:

Příručka pro podnikatele

Zpět na výběr

Vnitropodnikové dokumenty a směrnice

Povinné dokumenty a evidence

Míra plnění podnikatelských povinností je měřitelná prostřednictvím správnosti a úplnosti povinných evidencí. Ty jsou součástí konečného obrazu hospodaření a z nich se vychází při jeho sestavování. Například provedené inventarizace jsou součástí následně zpracovaných účetních závěrek. Záznamy o provozu vozidel a strojů, provedení kontrol a údržby, evidence pohybu lidí na pracovišti, evidence faktur vydaných a přijatých, zejména evidence plateb, ale i evidence stavu pokladny, zásob, vyplacených mezd a odvedených poplatků....to vše může pomáhat zaznamenávat dobrý účetní program, pokud je ovládán kompetentní osobou a zásobován řádnými údaji. Absence potřebných evidencí je vždy ke škodě firmy a v případě požadavku na prokázání správného postupu, chybějící evidence ubezpečí kontrolní orgán v tom, že je třeba vystavit sankci.

* platné uzavřené smlouvy

Občanský zákoník umožňuje uzavírat smlouvy ústně a nenutí smluvní strany k písemnému záznamu. Naproti tomu zákon o daních z příjmů uznává za prokázané jen to, co je v písemné podobě a administrativně řádně zajištěno. Uzavřete-li smlouvu jen ústně a ta je splněna, účelu bylo dosaženo. Budete-li ale chtít z této smlouvy daňovou výhodu (uplatnění v nákladech), musíte jí mít v průkazné podobě, tedy písemně. Doporučuje se, aby smlouvy byly archivovány i po termínu, kdy může finanční úřad provádět kontrolu. Smlouvu budete potřebovat v případě reklamací, nebo mimořádných okolností spojených s touto smlouvou.

* evidence docházky zaměstnanců, evidence jízd

Toto jsou jedny z nejdůležitějších evidencí a také nejčastěji kontrolovaných a sankcionovaných. Nejeden zaměstnavatel již horko těžko vysvětloval, kde byl v inkriminovanou dobu jeho zaměstnanec při řešení mimořádné události. Je třeba zaznamenávat příchod, přestávku na oddech a odchod. Zaměstnanec by na konci měsíce měl podpisem ztvrdit pravdivost. Evidence docházky je velkým hitem pro kontrolu čerpání cestovních náhrad a stravenek. Pokud evidence nekorespondují, doměrek je na světě.

* evidence pohledávek a dluhů

Dobrý hospodář přece musí vědět, komu má platit a kdo mu dluží. To, že evidenci vede účetní nestačí k řízení finančních toků a lehce lze ztratit kontrolu. Inventura stavu pohledávek a dluhů je jednou z nedílných součástí účetní závěrky. Firma před koncem roku rozesílá stav evidovaných pohledávek svým dlužníkům a nechává je odsouhlasit. Tím často dojde i k placení zapomenutých dluhů, nebo přinejmenším k vyjasnění stavu.

* evidence majetku

Podnikatelé jsou povinni majetek řádně evidovat při jeho pořízení, ale odepsat jej i při řádném vyřazení nejlépe s dokladem či protokolem o tom, jak bylo s vyřazeným majetkem naloženo. Pokud není vedena řádně evidence majetku, může to být i na škodu například při požáru, či vloupání a pojišťovna pak nemá podle čeho plnit.

* inventarizace

Jedním z dobrých nástrojů pro daňový doměrek je vyžádat si evidenci majetku z účetního programu a provést si inventarizaci na místě. Vše co mělo být po fyzické likvidaci účetně vyřazeno a nebylo, tak to lze snadno doměřit a nejsou to malé částky. Inventuře podléhá nejen zboží, ale i majetek, pohledávky a dluhy. Stejně tak stav cenin, pokladní hotovosti a všeho dalšího, co firma vlastní. Především při inventuře pokladní hotovosti dochází k překvapení, jak veliký rozdíl lze dosáhnout. Chybějící peníze v pokladně lze označit i jako krádež, nebo defraudaci.

* personální složky

Zaměstnanec je nejdůležitější součástí firmy. Nechceme jej označovat za výrobní nástroj, ale jeho kvality hodně ovlivňují konečné výsledky. Personální složky často vypovídají o tom, jak se firma postarala o to, aby zaměstnanec rostl ve své kvalifikaci, jak se jeho pracovní výsledky promítají do odměňování. Vzhledem k mnohaletým archivačním lhůtám i k tomu, kolik institucí může do této oblasti vstupovat se doporučuje zvýšená pozornost při vedení personálních složek zaměstnanců.

Povinné směrnice

Zdá se Vám že se jedná o další administrativní zbytečnost? Snadno Vás vyvedeme z omylu. Směrnice jsou jednak nástrojem pro řízení, pokud jsou správně sestaveny, neodporují vyšším právním normám a jsou řádně implementovány zaměstnancům. Směrnice zaručují stále stejný postup i když se mění osazenstvo firmy a nedovolují nadmíru kreativity a vytváření vlastních představ o pracovním výkonu. Některé z nich jsou povinné proto, aby se udržela kontinuita postupu i v případě změny zpracovatele účetnictví. Protože zákony umožňují variantní postupy, je lépe své rozhodnutí o jednotném postupu zakomponovat do směrnice.

* o inventarizaci majetku a závazků

Důležitá povinná směrnice určuje postupy inventarizace a určuje i odpovědné osoby. Nemůžeme nikdy tvrdit, že se v našem prostředí nekrade. Jednatel sám obvykle kontrolu provést nemůže. Prostřednictvím směrnice určuje postupy a odpovědnost. V případě dodatečně zjištěného manka, či škody snadno určí viníka. V případě absence směrnice a inventárních soupisů podepsaných pracovníky, jejichž podpisová záznam je evidován je odpovědnost za škodu na jednateli.

* účtová osnova

Co má vědět jednatel o účtové osnově? Asi toho moc není. Měl by jen vědět na jaké účty a proč se účtuje, aby je pak mohl kontrolovat alespoň z hlediska úplnosti. Zkušený jednatel si nechá navrhovanou účetní osnovu předložit, vysvětlit a následně jí schválí. Pak pozná, co může na jednotlivých účtech hledat a nacházet. Je to jeden ze stupňů kontroly práce účetní.

* odpisový plán

Z pohledu podnikatele je důležité rozhodnout především o ceně pořizovaného drobného majetku, který bude podléhat evidenci a ceně drobného majetku, který nebude evidován a půjde rovnou do spotřeby. Není vhodné nad tím mávnout rukou. Správné rozhodnutí se pak projeví v případě krádeže, či nějaké živelné katastrofy. Na odpisovém plánu je třeba spolupracovat s účetní a nechat si od ní vysvětlit, jak se rozhodnutí promítne do hospodářských výsledků.

* časové rozlišování

Tato oblast se může jevit jako čistě účetní a nevýznamná. Určuje do jakého období a za jakých podmínek se budou uplatňovat náklady sovisející s více zdaňovacími obdobími. Pravidla se zakotvují do směrnice, protože při výměně účetní by mohlo dojít ke změně postupu, který by sice byl v souladu se zákonem ale v rozporu s pravidly ve firmě.

* další směrnice, pokud k nim je důvod

Asi se chce málokomu sestavovat směrnice, udržovat je v aktuální podobě, a evidovat je. Na druhé straně je třeba konstatovat, že bez jasných pravidel si hru vysvětluje každý po svém a v případě sporů je začne hrotit a nezastaví se ani před soudem. Ten obvykle vyhraje, protože neporušil žádná pravidla, pokud nebyla nastavena. Ten kdo chce budovat svou firmu musí pravidla vytvářet, aby mu jí nezničili příliš kreativní spolupracovníci.

- cestovní náhrady

Zákoník práce umožňuje řadu variantních řešení souvisejících s cestovními náhradami a tak firma, která je využívá by měla nastavit jednotnou linii, aby nebyla nařčena z diskriminace. Ve směrnici o cestovních náhradách lze řešit mnoho součástí. Od výše, přes paušální cestovní náhrady až po limity. Více v části cestovní náhrady.

- poskytování stravenek

Stravenky jsou oblíbeným bonusem spokojených zaměstnanců. Spokojeni jsou i zaměstnavatele z jejich 45% daňové uznatelnosti v nákladech. Protože stravenky lze nakupovat v různých hodnotách a přidělovat je za různých podmínek, vyplatí se ujednotit postup jednou pro vždy, nebo alespoň do změny rozhodnutí do směrnice. Pokud se zjistí, že na jednom pracovišti jsou přidělovány stravenky různých hodnot bez řádných pravidel, může být zaměstnavatel nařčen z diskriminace.

- poskytování služebního vozidla atd.

Je touhou většiny zaměstnanců mít přiděleno služební vozidlo, které by před sousedy představilo jako úspěch své práce. Navíc tankovat za firemní peníze i do auta manželky je rovněž sladkým snem některých manažerů. Podmínky provozu je tedy třeba zachytit do směrnice dřív, než nastane průšvih.

Ochrana osobních údajů

Ochrana osobních údajů a práce s nimi je u nás ošetřena poměrně tvrdými předpisy. Význam osobních údajů pro obchod však roste i s rozvojem informačních technologií. Občané by měli své osobní údaje co nejvíc chránit a firmy získávají povinnost Nařízením EU označovaným jako GDPR závazně a důsledně chránit osobní údaje pod vysokou sankcí. Nařízení vstupuje v platnost v květnu 2018 a na jeho přípravu je třeba učinit řadu důležitých opatření.

1. Vytvořit analýzu stavu, zdrojů, pohybu a uložení osobních údajů

2. Sestavit Opatření k nápravě, pokud hrozí nebezpečí úniku

3. Vytvořit vnitřní předpis (tam kde jsou zaměstnanci) a prokazatelně je s ním seznámit prostřednictvím školení

4. Projít smlouvy a další dokumenty, které souvisejí s osobními údaji a upravit je

5. Připravit si postupy související s incidenty

6 Připravit provádění revizí souvisejících se změnami procesů a technologií

7. Tam kde se využívá zpracovatel, řádně zajistit přenesení odpovědnosti. 

podrobnější informace hledejte zde

 

Další zdroje

článek

článek

článek

Pořád nestačilo :-) ? Tak nás kontaktujte!

Zpět na výběr