Připravil:

Příručka pro podnikatele

Zpět na výběr

Cestovní náhrady

Stručně o cestovních náhradách

Pracovní cesta je rizikem pro zaměstnance i zaměstnavatele. Na pracovní cestě hrozí víc nebezpečí, než na stálém pracovišti. Zákoník práce stanoví podmínky pracovní cesty, určuje rámcově i její průběh a hlavně řeší následné vyúčtování. Ve všech těchto procesech se standardně dělají chyby. Až na základě neuznání cestovních výdajů se většina jednatelů poprvé podívá do zákoníku práce, aby se přesvědčila, že kontrolor měl pravdu. Učit se z chyb je naší tradicí, ale hodně drahou.

* zaměstnavatel vysílá pracovníka na prac. cestu

Může se zdát, že absence přesných postupů, formulářů a pokynů rozvazuje ruce a umožňuje jednat podle svého. To je ale mylný dojem a proto se doporučuje dodržovat zaběhnutý postup spočívající v tom, že zaměstnanci se předloží podepsaný příkaz k pracovní cestě, který bude obsahovat podmínky cesty i její cíl. K tomu se zaměstnanec vybaví nezbytnou zálohou na náklady spojené s cestou a poučí se o očekávaném výsledku pracovní cesty. Písemná forma zavazuje obě strany a vylučuje kreativní postupy jednotlivců.

* zaměstnavatel určuje podmínky prac. cesty

Zaměstnavatel především určí, kdy, kdo s kým a čím na pracovní cestu pojede. Rovněž určí, co na pracovní cestě bude vyslaný zaměstnanec dělat. Tyto podmínky zakotvuje písemně do příkazu k pracovní cestě. Nejčastěji se proto používá již roky známý formulář, který obě strany vede k vyplnění povinných informací a tím i eliminuje nebezpečí neplatnosti, vlivem opomenutí některého z důležitých údajů. Pochopitelně lze použít i vlastní formulář, či nějaké programy, které práci urychlí, navíc správné vyplní a ještě i kontrolují. Představa se ale může minout se skutečností a je třeba mít rozum v hrsti. Změna vlaku druhé třídy za první lze zdůvodnit, ale už hůře se zaměstnavateli zdůvodňuje změna vlaku druhé třídy za taxi.

* zaměstnavatel poskytuje přiměřenou zálohu

Zaměstnanec podle zákoníku práce nesmí nést náklady za zaměstnavatele. O tom, zda vyplatit před pracovní cestou zálohu, či nikoliv se vedou diskuze a chvíli platí, že se zaměstnanec může zálohy vzdát, pak zase, že nikoliv. Nejjednodušší je, mu zálohu přidělit a po pracovní cestě jí vyúčtovat. Obvykle se tomu brání obě strany, protože pro zaměstnavatele je to zase účetní operace navíc a zaměstnanec se často není schopen s vyúčtováním poskytnuté zálohy vyrovnat. Tento problém odstraní krátké jednodenní školení zaměstnanců, kde se jim principy a postupy vysvětlí.

* zaměstnanec vyúčtuje cestu do deseti dní

Čím vyšší pracovní pozice, tím menší naděje, že pracovní cesta bude vypořádána v pořádku a včas. V nejvyšších pozicích se neschopnost vyúčtovat pracovní cestu zakrývá nedostatkem času a svěřuje se sekretářkám, které zpracují to, co mají k dispozici a zbytek si domyslí. Pro ostatní nepořádníky platí, že pokud dostali zálohu na pracovní cestu a nevyúčtují ji včas, tak jim poskytnutá záloha bude stržena ze mzdy a to je obvykle dobrý impulz k tomu, aby cestu včas a řádně vyúčtovali.

* při zahr. cestě se uvádí čas překročení hranic

řada cest je zahraničních a při studiu zákoníku práce se dozvíte, že je třeba uvádět časy překračování hranic, i v rámci shenghenského prostoru, pro správný výpočet nároku na stravné. Přeshraniční cesta se tedy dělí na části z místa počátku, přes všechny hranice až do cíle a při zpáteční cestě se postupuje stejně.

* zaměstnanec s vyúčtováním přikládá i doklady

Na pracovní cestě se platí za jízdenky, parkovné, za hotel, za služby spojené s výkonem práce nebo i za posezení s obchodním partnerem v rámci reprezentace. Všechny tyto výdaje jsou součástí vyúčtování pracovní cesty a přikládají se k výkazu Vyúčtování, čímž tvoří jeho součást.

* doporučuje se vypracovat zprávu pro prokázání

O pocitu finančních úřadů z toho, že řada pracovních cest je fiktivních jen proto, aby se z firmy vytáhly peníze bez odvodů, není třeba diskutovat. Jisté je, že v případě pochybností nese důkazní břemeno poplatník a proto se doporučuje u uskutečněných cest si provést záznam. V něm je třeba uvést takové informace, které případné pochybnosti vyvrátí. Kdy, o čem a s kým bylo jednáno i s jakým výsledkem. To pomůže v lepší orientaci i v lepším dokazování, zejména pokud tam budou i kontaktní údaje a spojení.

 

Další zdroje

článek

Pořád nestačilo :-) ? Tak nás kontaktujte!

Zpět na výběr